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多くの企業が導入している「Web会議システム」

2020年04月03日

Web会議システムとは?今さら聞けない仕組み等

今や多くの企業が導入している「Web会議システム」。パソコンやタブレット・スマートフォン端末を使用して、映像で遠隔にいる相手とコミュニケーションを取ることができます。

しかし、一言でWeb会議システムと言っても、通信方法や接続型、運用タイプなどによって様々な違いがあります。

導入に失敗しないためには、Web会議システムの特徴をしっかりと理解した上で、自社のニーズに合ったサービスを選ぶ必要があります。
Web会議システムとは?今さら聞けない7つの基本

Web会議システムとは、パソコンやモバイル、タブレットなどの端末を使用して、インターネット上で音声や映像のやり取りを行うツールです。

端末に取り付けられたカメラやマイクの映像・音声を、インターネットを使ってサーバ上にのシステムに送り込むことで、遠隔地にいる相手に情報が共有され、リアルタイムさながらの通信ができる仕組みとなっています。

インターネットに接続できる環境があれば、時間や場所を問わず会議に参加できるため、商談や面接といった広い範囲のビジネスシーンで使用されるようになってきています。
Web会議システムが注目を浴びている背景とは?

近年、Web会議システムが注目を集めるようになった背景には、主に3つの理由あります。
1. 労働人口の減少対策が急務

大きな社会的背景としてまず無視できないのが、「労働人口の減少」です。労働人口(15〜64歳の就労希望者)の減少によって、どの企業でも優秀な人材の不足を嘆く状態が続いています。

一方で、在宅ワークなど新しい働き方の広がりによって、これまでの日本社会であれば会社を辞めるか休職するかの選択肢しかなかった、結婚や妊娠、育児や介護といったライフイベント迎えた人でも、働き続けることが可能となりました。

インターネット技術の後押しもあり、「仕事さえしてくれれば、従業員の働く場所は問わない」と考える経営者が増えてきたことで、Web会議システムの導入が進んだと考えられます。
2. 通勤に対するコストやデメリットの見直し

オフィスで働くことと、Web会議システムを使って働くことの違いは、移動が伴うか否かです。総務省が平成28年に発表した「社会生活基本調査ー生活時間に関するー」によると、日本人の平日の平均通勤時間は、往復で約119分(通学時間も含む)となっており、通勤に伴うストレスや体力の問題は無視できません。

Web会議を導入すれば、出社・退社の時間や、打ち合わせにかかる移動時間、またその分の交通費を削減することができます。今までは移動にあてていた時間で、業務を進めることができれば、企業としての生産性向上も期待できるでしょう。
3. 国全体でICT環境が整ってきた

インターネット(もしくはICT技術)の発展も、Web会議システムの普及に大きく関わっています。

テレビ会議システムやWeb会議システムなどのツールが一般利用されるようになったことで、従来よりも高性能なサービスを、低価格で利用できるようになってきました。実際に、SkypeやWherebyなどの無料Web会議システムが、ビジネスの現場で活用されていることも珍しくありません。

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テレワーク|注目される背景と導入で得られる効果をわかりやすく解説
テレビ会議との違いは?

テレビ会議とWeb会議は、どちらも遠隔コミュニケーションを行うためのテレワークツールです。しかし、規模感や利用場所、必要なデバイスなどが異なります。
Web会議|普段使用しているパソコンやスマートフォンで手軽に会議に参加できる

Web会議とは、テレビ会議と同様に、映像(ビデオ)と音声を送信することで遠方の相手とのコミュニケーションを可能にするツールです。Skype、Whereby、zoomなどの無料版と、V-CUBE ミーティングなどの有料版のサービスがあります。

その最大の特徴は、手持ちのパソコンやスマートフォンで、いつでもどこでも会話に参加することができること。1対1や、社内会議や採用面接といった少人数の打ち合わせには最適でしょう。

利用シーンとしては、下記のようなものが考えられます。

移動中の打ち合わせ(社内確認)
上司や部下との1 on 1
採用面接
取引先とのミーティング

一方で、ファイルサイズの大きな画像を共有できなかったり、複数拠点での通信には弱いといったデメリットもあります。
テレビ会議|会議室に据え置き型の専用機材を用いて高画質・高音質の会議を実現できる

テレビ会議は専用機器・専用回線を利用するため、より高画質でクリアな音声・映像をリアルタイムで配信することにより、遠く離れていてもまるで一つの同じ部屋にいるかのような臨場感を出すことができます。

一方で、利用場所が会議室など、専用機材(スピーカー、マイク、リモコンなど)の置いてある場所に限定されてしまうため、移動中に気軽に使うことはできません。

利用シーンとしては、以下のようなものが考えられます。

会議
社員研修
表彰式・周年記念式などの社内イベント
国際会議・フォーラムなどの社外イベント(海外拠点含む)
現場(建設現場、病院、コンサート会場など)の状況共有

このように、Web会議とテレビ会議では、そもそも利用目的が異なることがわかります。

スマートフォンやモバイル端末からいつでも会議を行える手軽さが、テレビ会議システムにはない、Web会議システムの魅力と言うことができるでしょう。

▼関連記事
テレビ会議とWeb会議のより詳細な違いや活用事例については、「テレビ会議とは? Web会議との違いやよくある疑問を徹底解説」でお伝えしています。ぜひ合わせてご覧ください。
接続形態は?(オンプレミス型 vs クラウド型)

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Web会議システムは、パソコンもしくはモバイル端末やタブレットなど、インターネットに接続可能なデバイスから、情報を蓄積するサーバーへアクセスすることで、情報のやり取りを行なっています。

接続形態としては、サーバーを自社内と自社外のどちらに置いておくかによって、サービス提供元が管理するサーバーへアクセスする「クラウド型」と、自社のネットワーク内に設定したサーバーへアクセスする「オンプレミス型」の2種類に分かれます。





引用元の記事はこちら(https://www.nice2meet.us/web-conference-system?utm_campaign=zoom&utm_media=editorial-ad&utm_source=ITmedia-Biz-Online&utm_content=turbin_interactive&argument=zMhMRwHH&dmai=shift_005002)


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